Unter dem Motto „What’s next, URBAN.KI? – Innovationsfelder und Praxislösungen für Kommunen“ versammelten sich am 28. November 2025 rund 200 Fach- und Führungskräfte aus Kommunen, Politik und Wissenschaft zur Jahrestagung an der Westfälischen Hochschule Gelsenkirchen. Ziel der Veranstaltung war es, die neun entwickelten KI-Prototypen vorzustellen, den interkommunalen Wissenstransfer zu verstärken und mit der Vision eines dauerhaften KI-Instituts die Weichen für ein zukunftsfähiges und vernetztes kommunales Handeln zu stellen.
Auf der Jahrestagung wurde deutlich: KI ist in den Kommunen längst keine Theorie mehr. Wie sich dieses Potenzial jedoch sicher und effizient in die Anwendung überführen lässt, stand im Fokus der Veranstaltung.
Den Auftakt gestaltete Ina Scharrenbach, Ministerin für Heimat, Kommunales, Bau und Digitalisierung des Landes NRW, mit einem Appell für „kommunale Intelligenz“ und Innovation. Sie betonte, dass Digitalisierung nur durch konkreten Nutzen überzeugt: „Das soll am Ende Ihnen, den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern, den Nutzen bringen. Und damit letztendlich auch den Bürgerinnen und Bürgern nicht nur Ihrer Städte, sondern auch den Regionen am Ende der Länder und damit auch der Bundesrepublik Deutschland.“
Weg von der reinen Theorie, hin zu greifbaren Ergebnissen: Prof. Dr. Bernd Kriegesmann, Präsident der Westfälischen Hochschule Gelsenkirchen, betonte in seiner Begrüßung die Relevanz der praktischen Umsetzung. Er ahne, dass KI unser Leben und Wirtschaften „fundamental verändern wird“. Kriegesmann unterstrich den Anspruch, über das bloße Reden hinauszugehen: Die Hochschule sehe sich in der Pflicht, Lösungen nicht nur zu theoretisieren, sondern ganz operativ im Dialog mit der Praxis zu entwickeln.
Den fachlichen Rahmen setzte Dr. Jens Libbe, Bereichsleiter Infrastruktur, Wirtschaft, Finanzen sowie kommissarischer wissenschaftlicher Direktor am Deutschen Institut für Urbanistik in seiner Keynote. Für Libbe ist der Erfolg weniger eine Frage der Technik als der Organisation. Er betonte, dass KI als „Leitungsaufgabe“ verstanden werden müsse, da dies Sicherheit schaffe und dabei helfe, die Innovationsbereitschaft im Personal zu unterstützen.
In der anschließenden Diskussionsrunde lieferte Andree Pruin, Referent für Digitalisierung beim Deutschen Landkreistag die aktuellen Zahlen: Während bereits rund 30 % der Kommunen mit KI experimentieren, nutzen bisher nur etwa 10 % die Technologie aktiv im Regelbetrieb. Um diesen Anteil zu erhöhen, sprach sich Renate Mitterhuber, Referatsleiterin Smart Cities im Bundesministerium für Wohnen, Stadtentwicklung und Bauwesen, gegen starr verordnete „Top-Down-Lösungen“ aus. Sie plädierte stattdessen für ein Modell, in dem Kommunen ihre Bedarfe selbst feststellen und eigenständig Partner für die Zusammenarbeit finden. Das Ziel sei laut Mitterhuber kein starres „Einer für alle“, sondern vielmehr ein kooperatives Prinzip, bei dem „Einige für alle“ agieren.
Die menschliche Komponente rückte Manfred vom Sondern, CIO der Stadt Gelsenkirchen, ins Zentrum. Da man den „Geist aus der Flasche“ gelassen habe, liege es nun in der gemeinsamen Verantwortung, die Mitarbeitenden mitzunehmen. Vom Sondern betonte, dass dies nur durch eine veränderte Haltung innerhalb der Organisation gelingen könne. Entscheidend sei dabei, den konkreten Nutzen der Technologie für den Einzelnen in den Vordergrund zu stellen, damit die Motivation der Belegschaft gesichert sei.
Ergänzt wurde die Runde durch Prof. Dr. Andreas Meyer-Falcke, Botschafter von URBAN.KI. Er hob hervor, dass zwar noch kein Thema die Verwaltung so schlagartig durchdrungen habe wie die KI, mahnte jedoch eine strukturelle Neuausrichtung an. Er kritisierte die Prioritätensetzung der Politik und betonte, dass die Staatsmodernisierung zwingend vor der Digitalisierung stehen müsse. Sein Plädoyer war daher, KI gezielt für eine tiefgreifende Entbürokratisierung und Automatisierung zu nutzen, um die Arbeitsfähigkeit der Kommunen angesichts schrumpfender Personalzahlen aufrechtzuerhalten.
Prof. Dr. Julia Frohne vom Leitungsgremium URBAN.KI und Professorin für Kommunikationsmanagement, verdeutlichte in ihrem Vortrag, dass die KI-Einführung auch eine emotionale Aufgabe ist. Der Erfolg hänge maßgeblich davon ab, die Belegschaft frühzeitig mitzunehmen, um durch transparente Kommunikation und das Aufzeigen des konkreten Nutzens für die Beschäftigten Vorbehalte abzubauen und das nötige Vertrauen zu schaffen.
Im Anschluss präsentierten Prof. Dr. Tobias Urban, Leitung Programmkoordination URBAN.KI und Professor für Informatik, Cybersicherheit und Datenschutz, und Marlene Damerau, Leiterin Smart City Gelsenkirchen, das Herzstück des Projekts: die neun Use Cases, die als einzelne Prototypen vorliegen. Das Spektrum reicht von Umweltthemen wie das Projekt Surentia zur Analyse von urbanen Flächen, der Luftbild-Engine aviary und Sovia zur Erkennung der Solarpflicht, bis hin zu Mobilitätsanwendungen wie AIMOS , welches bedarfsgesteuerte Mobilitätsangebote erstellt. Die Effizienz der Verwaltung steigern zudem SmartEnergie für die smarte Energieberatung, UrbanShieldAI für automatisierte IT-Sicherheitschecks und AirGuardAI zur Überwachung von Umweltgefahren. Abgerundet wird das Portfolio durch den Karten-Chatbot MapChatAI , der den Zugang zu digitalen Karten erleichtern kann, sowie die Archiv-Lösung ArchivAIr zur KI-gestützten Bestandsakten-Digitalisierung.
Am Nachmittag wurde es in drei Arbeitsgruppen interaktiv. In den Deep Dives zu Stadt- und Mobilitätsplanung, Umweltplanung und Gebäude sowie Bevölkerungsschutz und Verwaltungsprozesse konnten die Teilnehmenden die Tools in Live-Demonstrationen erleben. Dieser unmittelbare Praxisbezug löste einen intensiven Dialog aus, bei dem zahlreiche konkrete Anwendungsfragen gestellt und direkt an den Modellen beantwortet wurden.
Den Abschluss der Tagung bildete eine Expertenrunde, die sich der zentralen Zukunftsfrage widmete: Wie gelangen die entwickelten Lösungen nun flächendeckend in die Praxis? Unter dem Impuls „Fit for KI“ diskutierten Kerstin Pliquett, Geschäftsleiterin Dachverband Kommunaler IT-Dienstleister, Thorsten Rode, Sachgebietsleiter IT-Service Nettetal und Nils Gerken, CDO/Stadtgebietsleitung Stadt Solingen mit Prof. Dr. Karin Küffmann, Professorin für Wirtschaftsinformatik und Prof. Dr. Christian Kuhlmann, Professor für Mathematik und Informatik, beide Teil des Leitungsgremium URBAN.KI, über die notwendigen Schritte.
Die auf der Jahrestagung präsentierten Ergebnisse verdeutlichen eindrucksvoll, dass die technologische Basis für KI in der Verwaltung bereitsteht. Damit Künstliche Intelligenz jedoch kein bloßes Modellprojekt bleibt, braucht es nun den Mut zur Verstetigung und zur großflächigen Anwendung. Wie Marlene Damerau treffend festhielt, ist das Ziel für die Zukunft klar: Weiterhin bedarfsorientiert, gemeinschaftlich und auf Augenhöhe Prototypen und Lösungen entwickeln, damit Menschen in Kommunen diese einfach und kosteneffizient nutzen können.
Die filmische Dokumentation der Veranstaltung sowie Videoimpressionen stehen hier für Sie zur Verfügung.