Der Einsatz Künstlicher Intelligenz entwickelt sich in vielen Kommunen zunehmend von ersten Pilotprojekten zu einem festen Bestandteil der Verwaltungsmodernisierung. Welche Erfahrungen Verwaltungen bereits gesammelt haben, welche Anwendungen sich im Alltag bewähren und welche Herausforderungen bestehen, stand im Mittelpunkt des Webinars „Künstliche Intelligenz in Kommunen – Anwendungsfälle mit Wirkung“, zu dem Urban Digital am 19. Juni 2026 eingeladen hatte. Expert:innen aus Kommunen, Wissenschaft und Wirtschaft tauschten sich über konkrete Einsatzmöglichkeiten, organisatorische Voraussetzungen und den Umgang mit den Veränderungen durch KI aus. Die Ergebnisse der Befragung „MyAI2026“ von Urban Digital dienten dabei als Grundlage für die Diskussion und die Einordnung der unterschiedlichen Perspektiven.
Die Veranstaltung brachte verschiedene Blickwinkel zusammen. Aus der kommunalen Praxis berichteten Thorsten Rode (Stadt Nettetal), Sandra Causemann (Stadt Gütersloh) und Sebastian Wolters (Gemeinde Rosenthal) über ihre Erfahrungen mit der Einführung und Nutzung von KI in ihren Verwaltungen. Ergänzt wurden diese Einblicke durch Curtis Große (Digitale Komplizen), Eva Mayer (Go Vocal), Egor Stang (Bechtle AG), Prof. Dr. Julia Frohne (URBAN.KI / Westfälische Hochschule) sowie Zoe Back (Fraunhofer IAO). Gemeinsam diskutierten sie, wie Kommunen KI strategisch verankern, Mitarbeitende befähigen und konkrete Mehrwerte für Verwaltung und Gesellschaft schaffen können.
Die Ergebnisse der Befragung zeigen, dass Künstliche Intelligenz bereits auf unterschiedlichen Ebenen der Verwaltung diskutiert und eingesetzt wird. Jeweils 33 % der Teilnehmenden kamen aus der Amts-, Fachbereichs- oder Abteilungsleitung beziehungsweise aus den Bereichen Organisation und Organisationseinheiten, rund 19 % waren Sachbearbeiter:innen ohne Führungsverantwortung, weitere ca. 13 % entfielen auf sonstige Funktionen. Ergebnis macht deutlich: KI ist kein reines IT-Thema mehr, sondern betrifft die gesamte Organisation. Damit stellt sich für Kommunen zunehmend die Frage, wie der Wandel gestaltet werden kann – nicht mit dem Fokus auf einen möglichen Abbau von Arbeitsplätzen, sondern auf die Veränderung von Arbeitsweisen und neuen Möglichkeiten durch KI. Prof. Dr. Julia Frohne betonte in diesem Zusammenhang, dass KI Arbeitsplätze und Arbeitsabläufe nicht nur optimieren, sondern grundlegend verändern werde. Entscheidend sei, die Potenziale der Technologie zu nutzen, Mitarbeitende mitzunehmen und KI nicht nur zur Effizienzsteigerung einzusetzen, sondern auch neue Ansätze für Projekte und kommunale Entwicklung zu ermöglichen.
Auch die strategische Einordnung von KI war ein zentraler Bestandteil der Diskussion. Thomas Rode machte deutlich, dass eine KI-Strategie vor allem Orientierung geben müsse und nicht zu einem starren Dokument werden dürfe. Angesichts der schnellen technologischen Entwicklung komme es darauf an, einen verlässlichen Rahmen zu schaffen und diesen in der Verwaltung mit Leben zu füllen. Die nicht repräsentative Befragung zeigt, dass viele der beteiligten Kommunen bereits an diesem Punkt arbeiten. 34 % planen eine KI-Strategie, 33 % verfügen bereits über eine entsprechende Grundlage. Gleichzeitig haben 23 % noch keine spezifische KI-Strategie und 8 % verfolgen das Thema derzeit nicht. Auch wenn davon auszugehen ist, dass mehr Kommunen mit KI-Erfahrung an der Umfrage teilgenommen haben, zeigt das Ergebnis einen Trend: Die strategische Auseinandersetzung nimmt zu, entscheidend bleibt jedoch die Umsetzung in der täglichen Verwaltungspraxis.
Beim konkreten Einsatz von KI sammeln Kommunen bereits Erfahrungen mit unterschiedlichen Anwendungen. Dazu gehören interne KI-Assistenten und Sprachmodelle ebenso wie Transkriptionstools, Chatbots oder fachspezifische Lösungen. Es geht weniger um die Wahl einer bestimmten Technologie, sondern die Frage, wie ein sicherer und verantwortungsvoller Umgang ermöglicht werden kann. Frohne wies darauf hin, dass Mitarbeitende klare Orientierung benötigen. Interne Regelungen oder Dienstanweisungen werden von vielen kommunalen Mitarbeitenden gewünscht. Gleichzeitig sind die Verwaltungen gefordert, Sicherheit im Umgang mit KI zu schaffen und klare Orientierung bei der Auswahl und Nutzung geeigneter Anwendungen zu geben.
Die Umfrage zeigt, dass viele Verwaltungen bereits erste Schritte gegangen sind. 45 % der beteiligten Kommunen nutzen mehrere KI-Anwendungen, weitere befinden sich in der Erprobung. Gleichzeitig basiert der Einsatz vielfach auf bestehenden Lösungen wie ChatGPT oder Gemini. Zentral bereitgestellte KI-Angebote sind bislang nur in einem Teil der Verwaltungen vorhanden. Um damit verbundene Potenziale wie Entlastung und Effizienzsteigerung dauerhaft zu nutzen, braucht es klare Rahmenbedingungen, Wissen und Austausch.
Für die weitere Entwicklung sehen die Expert:innen vor allem Bedarf bei der Befähigung der Kommunen. Als zentrale Herausforderung wurde die Handlungsfähigkeit der Verwaltungen identifiziert. Besonders Unsicherheiten bei Datenschutz und rechtlichen Fragen würden den Einsatz von KI häufig erschweren. Um diese Hürden abzubauen, seien verständliche Hilfestellungen und der Aufbau von Kompetenzen notwendig.
Dabei spielen unterschiedliche Unterstützungsformate eine wichtige Rolle. Führungskräfte und Verwaltungsleitungen benötigen Möglichkeiten, KI strategisch einzuordnen und passende Vorgehensweisen für ihre Organisation zu entwickeln. Gleichzeitig brauchen Mitarbeitende auf allen Ebenen Zugang zu Grundlagenwissen, Praxisformaten und konkreten Hilfestellungen für den Arbeitsalltag.
Praxiserprobte Lösungen, frei zugängliche Materialien und direkt nutzbare Anwendungen können den Einstieg zusätzlich erleichtern. Der langfristige Erfolg von KI in Kommunen hängt jedoch nicht allein von der Technologie ab. Entscheidend sind der Aufbau von Wissen, die Zusammenarbeit verschiedener Bereiche und die Fähigkeit der Verwaltungen, den Veränderungsprozess aktiv zu gestalten.
Mit diesen Fragen beschäftigt sich unter anderem die Umfrage von URBAN.KI, an der sich Kommunen noch bis zum 31. Juli 2026 beteiligen können. Zur Umfrage geht es hier: Zur Umfrage