KI für Verwaltungsprozesse & Bürgerbeteiligung

Die Anwendung von KI-Methoden gewinnt innerhalb der öffentlichen Verwaltung, aber auch an ihrer „Bürgerschnittstelle“ massiv an Bedeutung. KI-Anwendungen ermöglichen es, dem zunehmenden Personalmangel durch Effizienzsteigerung der Fachprozesse entgegenzuwirken und Mitarbeitende von unattraktiven Aufgaben zu entlasten. Sie ermöglicht die Realisierung ganz neuer, komfortabler und barrierefreier Benutzerschnittstellen, über welche die Bürger:innen auf die Systeme der Stadtverwaltung zugreifen. Bei konversationalen Systemen wie Sprachassistenten oder Chat-Diensten wird insbesondere mittels der neueren generativen KI-Modelle (LLMs) eine freie und natürlichsprachliche Dialoggestaltung möglich.

Auch für den KI-Einsatz innerhalb der behördlichen Prozesse eröffnen die vortrainierten großen Sprachmodelle neue Möglichkeiten, da sie eben nicht so stark wie frühere Machine-Learning-Modelle auf die Verfügbarkeit adäquater, im kommunalen Umfeld oft aus datenschutzrechtlichen Gründen schwer zu beschaffender Trainingsdaten angewiesen sind. Stattdessen bringen sie umfangreiches Vorwissen und „Sprachverständnis“ bereits mit, können aber auch mit aus der Praxis ggf. verfügbaren Trainingsdaten geringeren Umfangs in vielen Fällen gut zusätzlich an den Einsatzfall und dessen Spezifika (wie z. B. Fachvokabular) angepasst und optimiert werden. Durch die Verfügbarkeit von On-Premise-Modellen (vor allem Open-Source-LLMs) können dabei trotzdem auch strenge Datenschutzanforderungen erfüllt werden.

Dienstleistungsspektrum: Das Institut bietet in diesem Themenschwerpunkt profunde Kompetenzen in den Bereichen Machine Learning, Predictive Analytics, Prozessautomatisation, Bilderkennung und Data Mining. Das Projektteam unterstützt Forschungsprojekte, bei denen es darum geht, Informationen aus Fachverfahren zu ermitteln, die Qualität der Resultate zu messen, Ergebnisse zu aggregieren und Verfahren dieser Art und damit die Effizienz in der kommunalen Leistungserbringung zu optimieren. Basierend auf den aus den geschilderten Charakteristika moderner KI-Verfahren sollen, die sich bietenden vielfältigen Chancen genutzt werden, passende KI-Einsatzfälle im Bereich Verwaltungsdienstleistung und Bürgerbeteiligung zu identifizieren, umzusetzen und Piloterprobungen in der kommunalen Praxis zu unterziehen.

Werkzeuge und Anwendungen:

• Konversationale Nutzerschnittstellen: Aus Vorprojekten sind bei Unterauftragnehmern generische Softwarekomponenten zur Realisierung von “Bürgerassistenten” entstanden. Diese erweitern Legacy-Webanwendungen um sprach- und chatbasierte Assistenzfunktionen, mit welchen eine aufwandsarme und minimal-invasive Erweiterung vorhandener Webanwendungen um KI-basierte, per Sprache oder Chat nutzbare Assistenzfunktionen ermöglicht wird. Die Kombination mit LLMs ermöglicht dabei hohe Flexibilität der Dialogführung, ein substanziell verbessertes Textverständnis, und eine automatische Strukturierung (z. B. Zuordnung von Nutzeräußerungen zu passenden Formularfeldern). Auch eine Integration mit ggf. bereits existierendem Chatbot ist unproblematisch. Diese können sowohl über Smartphones, z. B. über QR-Codes oder auch über in den Bürgerbüros installierte Kiosk-Terminals angeboten werden, um im Sinne der Inklusion z. B. älteren Bürger:innen ebenfalls einen niedrigschwelligen Zugang zu ermöglichen.
• KI-gestützte Suche: Moderne KI-Verfahren wie die Semantische Suche oder Retrieval Augmented Generation (RAG) ermöglichen eine gegenüber normalen Suchmaschinen oder Intranet-Suchfunktionen erheblich gesteigerte Trennschärfe und Zielgenauigkeit. Diese Verfahren, für die bereits auch Open-Source-Implementierungen verfügbar werden, können eingesetzt werden, um Bearbeitenden in Behörden schnelleren und genaueren Zugriff auf benötigte Akten, Dokumente oder Gesetzestexte zu verschaffen.

Mögliche Forschungsthemen:

1. KI-gestützte Überprüfung von Personendaten, Unterschriften und Lichtbildern bei Antragsstellung von Personalausweisen und Reisepässen.
2. KI-gestützte Entscheidungsvorlage zur Maßnahmenempfehlung im Kontext von Sozialleistungen im Fallmanagement.
3. KI-gestützte Entscheidungsvorlage für die planungsrechtliche Prüfung von Baugenehmigungen.
4. KI-gestützte Personal-, Raum- und Ausstattungsplanung von Schulen und KiTas.
5. Multilingualer und multimodaler KI-Bürgerassistent – durchgehende konversationale Assistenz von der Informationsphase bis zum erfolgreichen Ausfüllen und Einreichen eines Antrags, als Erweiterung existierender digitaler Dienstangebote