Ein Pilotprojekt zur KI-gestützten Bestandsakten-Digitalisierung in der kommunalen Verwaltung in Heiligenhaus
Die digitale Transformation der öffentlichen Verwaltung schreitet voran – doch während neue Bauanträge zunehmend digital eingereicht und bearbeitet werden, bleibt eine zentrale Herausforderung oft ungelöst: Was passiert mit den Millionen analogen Bestandsakten, die in Archiven und Kellern kommunaler Bauämter lagern? Diese historischen Akten sind essenziell für heutige Entscheidungen – aber ihr analoges Format erschwert einen schnellen Zugriff und bindet wertvolle Ressourcen in der Verwaltung.
Gemeinsam mit der Stadt Heiligenhaus entwickelt URBAN.KI ein intelligentes System, das die vollautomatisierte Digitalisierung, Klassifikation und Archivierung von Bauakten mithilfe Künstlicher Intelligenz ermöglicht.
Die Herausforderung: Historische Aktenbestände als digitales Nadelöhr
Viele Städte verfügen über jahrzehntelange, papierbasierte Bauaktenbestände – oft in variierender Struktur, Qualität und Ordnung. Diese Akten sind nicht nur verwaltungsintern relevant, sondern auch für Bürger:innen, Planungsbüros und andere Beteiligte von hoher Bedeutung. Der Zugriff ist jedoch in der Regel mit manuellem Aufwand verbunden und unterliegt langen Bearbeitungszeiten. Die Folge: Verzögerungen in Genehmigungsverfahren, steigende Arbeitsbelastung und eingeschränkte Transparenz.
Der Lösungsansatz: Automatisierung durch KI
Im Zentrum des Projekts steht ein KI-gestützter Workflow, der es ermöglicht, analoge Bauakten effizient zu digitalisieren, intelligent zu analysieren und in ein durchsuchbares, strukturiertes Archiv zu überführen. Die Systemarchitektur basiert auf drei zentralen Komponenten:
Die Vorteile auf einen Blick
Teil des UrbanKI-Innovationsfeldes
Das Projekt ist eingebettet in das Innovationsfeld „KI für Verwaltungsprozesse und Bürgerbeteiligung“ von URBAN.KI und wird betreut durch das dfki – Deutsches Forschungszentrum für Künstliche Intelligenz unter der Leitung von PROSOZ Herten GmbH.